Reuniões de equipe é um problema para a sua empresa? Os colaboradores ficam descontentes por acreditarem que estão perdendo seu tempo em longas horas improdutivas? Saiba que muitas organizações enfrentam o dilema sobre manter a realização de reuniões ou perder esse momento de discussão pelo simples fato de que não há um planejamento assertivo. Reunião deve ser sinônimo de troca de ideias e resolução de problemas, jamais de desvio de foco.

Confira as 6 perguntas que devem ser feitas para planejar reuniões de equipe

A grande questão sobre as reuniões de equipe é que em muitos casos elas perdem o sentido porque não há um planejamento adequado para que sejam produtivas conforme o esperado. É exatamente considerando como tornar essas reuniões mais relevantes e práticas que listei abaixo as 6 perguntas fundamentais a serem feitas antes do planejamento.

1 – Posso solucionar o problema em questão de outra forma?

Talvez você já tenha vista camisetas estampadas com a frase: “Sobrevivi a mais uma reunião que poderia ter sido resolvida por e-mail”, deboche a parte há que se reconhecer que em alguns casos os tópicos abordados durante as reuniões poderiam sim ser resolvidos por uma troca de e-mails, um chat na intranet ou por um Skype de cinco minutos.

Então antes de marcar a reunião e tirar os membros da sua equipe de suas funções questione-se se há uma maneira mais prática de solucionar o problema. Quando se trata de uma reunião com foco criativo em que a interação presencial entre os membros se mostra importante é válido considerar marcar um horário. Considere caso a caso se deve ou não partir para a reunião presencial.

2 – Qual é o objetivo principal da reunião?

Ao determinar que é necessário realizar a reunião presencial chega o momento de responder a segunda questão primordial que diz respeito ao objetivo do encontro, ou seja, a questão a ser solucionada. Reuniões improdutivas costumam se caracterizar como situações em que nem o líder e nem os membros da equipe sabem o que estão fazendo na sala.

Observe que existem basicamente três tipos de reuniões: para tomada de decisões, para brainstorm e para compartilhamento de dados. Cada uma acontece num momento diferente de realização de um projeto e demanda um tipo distinto de envolvimento da equipe. Encaixe a sua reunião numa dessas categorias e posteriormente determine o fio condutor da discussão.

3 – Tenho uma pauta adequada para compartilhar com os participantes?

O grande problema das reuniões de equipe da sua empresa é a improdutividade? Os colaboradores não dão boas ideias e passam boa parte do tempo calados? Saiba que isso se deve em grande parte ao desconhecimento do motivo da reunião. Os participantes devem ser informados da questão a ser debatida com pelo menos um dia de antecedência para que possam pensar a respeito do tema e ter alguma sugestão válida.

Por isso a terceira pergunta dessa lista corresponde à qualidade da pauta, ou seja, da organização das informações que serão compartilhadas com os membros da equipe. É ideal que se tenha uma ordenação dos objetivos com determinação de prioridades, designação de tarefas a serem realizadas antes da reunião e detalhamento a respeito dos tópicos abordados.

4 – O que é realmente necessário para que a reunião atinja seus objetivos?

Quando convocam uma reunião muitos gestores focam em questões secundárias – e por vezes desnecessárias – como a elaboração de slides ou até o fornecimento de cafés e lanches. O foco da reunião deve ser resolver um problema então o que deve ser questionado é a relevância do que se está pensando em organizar, será que slides serão mesmo necessários?

No que diz respeito aos equipamentos é interessante que os colaboradores deixem notebooks e celulares devidamente guardados ou em modo avião se precisarem de ferramentas dos aparelhos. Cafés e lanches devem ser considerados somente em reuniões que irão durar mais de 1 hora.

5 – Todo mundo que foi convocado tem um papel na reunião?

Algo que tem um grande peso para que uma reunião se torne improdutiva é ter na sala pessoas que não têm um papel relevante para a tomada de decisões ou para a discussão. Ao elaborar a lista de quem será convocado pergunte-se qual papel cada um terá para saber se deve chamar ou não. Com esse conhecimento do papel correspondente a cada indivíduo é possível até mesmo explicar antecipadamente o que se espera dele e então permitir que ele esteja mais bem preparado.

6 – Como é possível evitar reuniões de equipe improdutivas?

Por fim a última questão que faz parte dessa lista de seis perguntas é a de como evitar reuniões improdutivas. A primeira coisa é seguir as recomendações das cinco perguntas anteriores e também fazer uma reflexão a respeito de como as reuniões realizadas até então podem estar prejudicando o rendimento da equipe.

O gestor deve ter um diálogo aberto e sincero com seus coordenados para que eles possam passar suas impressões de acordo com a relevância das reuniões. Aos poucos esses encontros serão mais interessantes para conseguir bons resultados.

Fonte: Marcus Marques