É muito comum que tanto negócios menores quanto maiores precisem de um contador em algum momento. Porém, algumas vezes, após algum tempo de serviço prestado, o contratante entende que os serviços desse profissional não atendem tão bem suas necessidades e que precisam de outro contador. É então que surge a dúvida: como faço para mudar de contador?
Como faço para mudar de contador: passo a passo
A troca de contador é um processo formal, que deve ser documentado, garantindo a segurança e conformidade de ambos os lados. Além disso, envolve leitura de contratos antigos, pagamentos de possíveis valores em aberto e a entrega de relatórios contábeis atualizados.
Confira abaixo o passo a passo para mudar de contador:
- Leia os contratos
É importante também que o contratante verifique os contratos que foram assinados no início da prestação de serviços do contador. Isso porque alguns contratos podem conter cláusulas que preveem multa em caso de quebra até um determinado período.
Após essa verificação e caso o contrato tenha cláusulas do tipo, verifique se é mais proveitoso manter o contador até o período estipulado em contrato e não pagar a multa, ou se vale mais a pena pagar a multa e fazer a troca de imediato. Tomada a decisão, formalize por escrito.
- Verifique todas as pendências
Um contador tem acesso a diversas informações da empresa, por isso, no ato da saída é importante fazer um levantamento do que ele fez e verificar se ficou alguma pendência. Caso sim, esse é o momento para estipular um prazo de entrega para elas.
Verifique também se há processos em aberto, relatórios não finalizados, débitos pendentes, entre outros. Peça que seu atual contador deixe tudo documentado para que o próximo consiga seguir de onde ele parou sem dificuldades.
- Contratação de um novo contador
Caso já tenha escolhido o novo contador ou escritório de contabilidade, esse é o momento de entrar em contato e iniciar a fase de contratação. Explique que está passando por uma troca nessa área e também alinhe expectativas.
Assim como no desligamento, a contratação também deve ser formalizada. Por isso, é interessante sentar junto com profissionais do direito e contábeis e definir as cláusulas de contrato e funções a serem cumpridas.
Como faço para mudar de contador: documentação
Lembre-se de dar ao novo contador acesso a todos os documentos contábeis deixados pelo anterior. Dessa forma, ele poderá se inteirar sobre a situação da empresa, fazer análises e até mesmo apontar melhorias a fazer.
A parte chave da troca de contador é a documentação. Afinal, sem ela, todo o processo ficaria bagunçado e seria muito fácil perder informações importantes. Por isso, confira abaixo alguns documentos que serão essenciais nesse processo:
- Termo de responsabilidade: contém a data em que um contador sai e outro entra e define a qual deles confere a responsabilidade pelos documentos contábeis até certa data.
- Relatório de situação cadastral: utilizado para verificar se há pendências nas esferas governamentais.
- Contrato Social ou Requerimento do Empresário: documento em que constam as regras de funcionamento da empresa contratante.
- CRC: documento que comprova que o contador pode atuar nessa área, é imprescindível apresentá-lo.
Geralmente os próprios contadores ou escritórios cuidam da parte documental, no entanto, é importante que o contratante esteja ciente de todo o processo e entenda-o também.
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